Wie funktioniert die Erfassung per DDA?

DDA ist Brasiliens elektronisches Register der Boletos, die an einen CNPJ ausgestellt wurden. Für die verbundenen CNPJ registrierte Boletos werden per DDA erkannt und kommen mit Begünstigtem, Betrag und Fälligkeit, je nach Integration. Sie landen im selben Posteingang wie die Belege, um Rechnung und Verbindlichkeit zugeordnet zu werden.

Zahlt DDA die Rechnung?

Nein. DDA zeigt die an Ihren CNPJ ausgestellten Boletos; es zahlt und belastet nichts. Eine Forderung zu erfassen heißt auch nicht, sie freizugeben. Die Zahlung ist ein eigener Schritt, autorisiert in der Bank oder über die Bankintegration.

Lassen sich Rechnung, Abrechnung und Boleto verknüpfen?

Ja. Rechnung, Abrechnung und Boleto desselben Einkaufs bilden eine Verbindlichkeit. Die Verknüpfung wird vor der Buchung geprüft, damit derselbe Betrag nicht zu zwei Posten im ERP wird.

Und wenn beim Auslesen Daten fehlen?

Das fehlende Feld bleibt leer und zur Prüfung markiert. Es wird nie so befüllt, als wäre es gelesen worden. Aus Stammdaten ergänzte Daten und Vorschläge sind als solche gekennzeichnet.

Wie funktionieren Prüfungen und Freigaben?

Was die Prüfung nicht bestätigt oder laut Regel geprüft werden muss, geht mit Grund und Belegen an den Verantwortlichen. Die Entscheidung bleibt in der Historie, und der Ablauf folgt ihr. Die Freigaberegeln werden bei der Einführung mit dem Openi-Team festgelegt.

Wie kommen die Daten ins ERP?

Die Buchung wird in dem Format aufgebaut, das das ERP annimmt, etwa als Kreditorenposten mit Referenzbeleg, und über die Integration gesendet. Gebucht ist sie erst, wenn das ERP bestätigt; eine Ablehnung kommt mit der Antwort des Systems zurück.

Kann ich mehrere Firmen verfolgen?

Ja. Jeder Beleg ist der Firma zugeordnet, zu der er gehört, und der Posteingang filtert nach Firma, Quelle und Status, ohne die Daten eines CNPJ mit denen eines anderen zu vermischen.

Wie kommen die neuen Daten der Steuerreform in den Ablauf?

Die Gruppen für IBS, CBS und Selektivsteuer aus Brasiliens Steuerreform kommen in eingehenden Belegen nach den geltenden Layouts an, bleiben beim Beleg und gehen weiter an die Systeme, die sie nutzen. Openi übernimmt weder die vollständige Steuerberechnung noch garantiert es Steuergutschriften.

Belegmanagement

Vom eingegangenen Belegzur Buchung in Ihrem System.

Bündeln Sie Steuer- und Finanzbelege, lesen Sie die Daten aus und verbinden Sie Prüfung, Freigabe und Buchung in einem nachvollziehbaren Ablauf, gemacht für Unternehmen mit Geschäft in Brasilien.

Demo anfragen Ablauf ansehen

Verbinden · Verarbeiten · Automatisieren: Die Datei wird zu Daten, die Daten werden zur Buchung, und jeder Schritt bleibt in der Historie.

NF-e 88.203

XML · von der SEFAZ erfasst

Metalúrgica Norte Ltda.

Stahlblech 2 mm5.980,00 R$
U-Profil 75 mm1.360,20 R$

Summe7.340,20 R$

Ausgelesene Daten

Lieferant: Metalúrgica Norte · angelegt
Firma: Aurora Distribuição · SP
Betrag: 7.340,20 R$
Fällig: 20.11.2026 · aus DDA-Boleto
Konto: Rohstoffe · vorgeschlagen

Eingegangen
Ausgelesen
Geprüft
Freigegeben
Ans ERP gesendet
Bestätigt

Beispieldaten.

Der Alltag heute

Die Datei zu erhaltenist erst der Anfang.

Ist der Beleg da, muss noch jemand verstehen, worum es geht, ihn prüfen, Zugehöriges finden, die Freigabe einholen und buchen. Genau dort zieht sich der Alltag.

Manuelle Aufgabe

Im Ablauf

01PDF öffnen und Firma, Lieferant und Verbindlichkeit herausfinden
Firma, Lieferant und Verbindlichkeit erkanntErledigtVerantwortlich: Automatisch
02Beträge, Daten und Fälligkeiten ins ERP tippen
Felder ausgelesen und vereinheitlichtErledigtVerantwortlich: Automatisch
03Die Rechnung zum Boleto suchen
Rechnung, Boleto und Verbindlichkeit verknüpftErledigtVerantwortlich: Automatisch
04Freigabe per Nachricht hinterherlaufen
Freigabe mit Verantwortlichem und GrundWartetVerantwortlich: Finanzleitung
05Buchen und hoffen, dass es durchging
Buchung gesendet und vom ERP bestätigtAntwort ausstehendVerantwortlich: Integration

Darstellung des Alltags. Verantwortliche und Status folgen dem Prozess, den Sie einrichten.

Eingang und DDA

Belege und Forderungenab der Quelle gebündelt.

Erfasste Rechnungen, für Ihre CNPJ registrierte Boletos und vom Betrieb gesendete Dateien landen im selben Posteingang, jeweils mit ihrer Quelle.

Steuererfassung
NF-e, NFS-e und CT-e, eingegangen für Ihre CNPJ.
DDA
Boletos (brasilianische Zahlscheine), registriert für die verbundenen CNPJ.
Datei
PDFs und XMLs vom Betrieb oder per Integration.

Posteingang

SteuererfassungNF-e 88.2037.340,20 R$Metalúrgica Norte · Aurora · SPAusgelesen
DDABoleto · Itaú7.340,20 R$Metalúrgica Norte · Aurora · SP · fällig 20.11.Wartet auf Zuordnung
SteuererfassungCT-e 31.9041.940,00 R$Rodovia Sul Transportes · Aurora · MGAusgelesen · mit NF-e 88.203 verknüpft
DateiMietabrechnung · PDF38.500,00 R$Shopping Centro · Aurora Varejo · RJ · fällig 10.12.Felder ausgelesen
DDABoleto · Bradesco980,00 R$Lieferant unbekannt · Aurora · SP · fällig 14.11.Kein Beleg zugeordnet

Beispieldaten.

Forderungen per DDA, bereit zur Prüfung.

Für die verbundenen CNPJ registrierte Boletos, per DDA erkannt
Begünstigter, Zahler, Betrag, Fälligkeit und Zahlungszeile, je nach Integration
Zuordnung zu Lieferant, Beleg und Verbindlichkeit
Geordnet nach Firma und Fälligkeit
Forderungen ohne Beleg oder mit Abweichung zur Prüfung beiseitegelegt

Erfassen ist nicht freigeben.
Die Forderung kommt zur Prüfung. In die Kreditoren geht sie erst, wenn die Verbindlichkeit geprüft und freigegeben ist.
Freigeben ist nicht bezahlen.
Die Zahlung ist ein eigener Schritt, autorisiert in der Bank oder über die Bankintegration.
DDA ist keine Lastschrift.
DDA zeigt die an Ihren CNPJ ausgestellten Boletos. Dadurch wird nichts vom Konto abgebucht.

Steuerbelege

Rechnungen und Frachtbelegemit dem Prozess verbunden.

Ist der Steuerbeleg da, beginnt mit ihm die Prüfung: wer ihn ausgestellt hat, für wen, was gekauft wurde, zu welchem Betrag und womit er im Betrieb zusammenhängt.

NF-e 88.203 · Serie 1

Schlüssel 3526 1112 3456 7800 0190 5500 1000 0882 0310 0088 2039

Autorisiert

Aussteller: Metalúrgica Norte Ltda. · 41.208.550/0001-07
Empfänger: Aurora Distribuição · 12.345.678/0001-90
Ausgestellt: 05.11.2026

Rechnungspositionen
Position	NCM	CFOP	Menge	Betrag
Stahlblech 2 mm	7208.39.90	5101	40 Stk.	5.980,00 R$
U-Profil 75 mm	7216.31.00	5101	12 Stk.	1.360,20 R$
Rechnungssumme				7.340,20 R$

Dateien:XMLDANFE

Historie

05.11. 16:20Von der SEFAZ-SP autorisiert
06.11. 10:30Erfasst für Aurora Distribuição · SP
06.11. 10:31Aus dem XML ausgelesen

Beispieldaten.

Daten zur Prüfung: Aussteller, Positionen, Beträge und ausgewiesene Steuern
Daten zur Buchung: Lieferant, Firma, Fälligkeit, Konto und Kostenstelle
Steuerstatus und Historie bleiben beim Beleg

Wie die Rechnung erfasst wurde und wie Steuerereignisse verfolgt werden:

Steuerbelege ausstellen und erfassen

Boletos, Abrechnungen, Versorger

Forderungen und laufende Kostenmit dem Kontext zur Prüfung.

Rechnung, Abrechnung und Boleto können Teile derselben Verbindlichkeit sein. Wer jedes einzeln bucht, erzeugt Dubletten in den Kreditoren.

Der Boleto sagt, wie viel und wann zu zahlen ist. Er braucht den Beleg, der sagt, wofür.

Felder · Boletos

Begünstigter: Metalúrgica Norte Ltda.
Zahler: Aurora Distribuição · SP
Fällig: 20.11.2026
Betrag: 7.340,20 R$
Quelle: DDA · Itaú

Beispiel einer Zuordnung

Boleto + NF-e 88.203

Gleicher Lieferant, gleicher Betrag: eine Verbindlichkeit, ein Kreditorenposten.

Zuordnung zu prüfen

Beispieldaten.

NF-e 88.203
Was gekauft wurde
DDA-Boleto
Wie viel und wann zahlen
CT-e 31.904
Die Fracht derselben Sendung

Eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten und eine gegenüber dem Frachtführer, jeweils mit ihren Belegen. Kein Betrag doppelt gebucht.

Auslesen und Extraktion

Machen Sie aus BelegenDaten, mit denen sich arbeiten lässt.

Strukturierte Daten wie XML werden so gelesen, wie sie kommen. Bilder und PDFs laufen durch OCR. Das Ergebnis wird vereinheitlicht und mit den Stammdaten Ihrer Systeme ergänzt, und was fehlt, wird als fehlend markiert.

Auslesen strukturierter Daten wie XML
KI-gestützte OCR für PDFs und Bilder
Felder je nach Belegart ausgelesen
Daten, Beträge und Kennungen vereinheitlicht
Ergänzung aus Stammdaten und Systemen
Fehlende oder widersprüchliche Felder zur Prüfung

Mietabrechnung · PDF

Datei · per OCR ausgelesen

VermieterShopping Centro S.A.

Zeitraum11/2026

Miete38.500,00 R$

Nebenkosten9.840,00 R$

Werbefonds2.31?,00 R$

FeldWertQuelle

VermieterShopping Centro S.A.OCR
CNPJ des Vermieters07.111.222/0001-33Aus den LieferantenstammdatenStammdaten
Zeitraum2026-11OCR
Miete38500.00OCR
Nebenkosten9840.00OCR
WerbefondsleerZiffer im PDF unleserlich · prüfenFehlt
EinheitLaden 014Aus dem hinterlegten VertragStammdaten
SachkontoMietenAus der Historie des LadensVorschlag

Beispieldaten.

XML
Aus XML
Strukturierter Wert, wie er im Beleg stand.
OCR
Per OCR
Aus dem PDF oder Bild gelesen.
Stammdaten
Ergänzt
Aus Stammdaten oder einem System übernommen.
Vorschlag
Vorschlag
Von Regel oder Historie vorgeschlagen. Jemand bestätigt.
Fehlt
Fehlt
Nicht gefunden. Bleibt leer bis zur Prüfung.

Ein fehlender Wert wird nie so befüllt, als wäre er gelesen worden. Er bleibt leer und zur Prüfung markiert.

Von der Prüfung zur Buchung

Prüfen, weiterleiten, buchenohne die Historie zu verlieren.

Derselbe Beleg durchläuft alle vier Schritte. Jeder zeigt, was geprüft wurde, wer entschieden hat und was das Zielsystem geantwortet hat.

01 · Prüfen
Prüfungen vor jeder Buchung.
Felder, Stammdaten, Beträge und Verknüpfungen nach den eingerichteten Regeln geprüft.
Belegprüfung ist keine steuerliche Prüfung: Sie bestätigt, dass der Beleg vollständig und stimmig zum Vorgang ist, nicht seine steuerliche Einordnung.
NF-e 88.203 · Metalúrgica Norte · 7.340,20 R$
- PflichtfelderVollständig
- Lieferant in den ERP-StammdatenGefunden
- Empfangende FirmaAurora Distribuição · SP
- Zugeordnete ForderungDDA-Boleto mit gleichem Betrag
Beispieldaten.
02 · Klären und freigeben
Offener Punkt mit Grund, Verantwortlichem und Entscheidung.
Was die Prüfung nicht bestanden hat oder laut Regel geprüft werden muss, geht mit Kontext an die Person, die entscheidet.
Eine interne Freigabe ist keine Zahlung. Sie gibt die Buchung frei; die Zahlung ist ein eigener Schritt.
NF-e 88.203 · Metalúrgica Norte · 7.340,20 R$
Grund
Erster Einkauf bei diesem Lieferanten über 5.000,00 R$: Die Regel verlangt eine Freigabe.
Verantwortlich
Finanzleitung · Aurora SP
Nachweise
NF-e 88.203 (XML)DDA-BoletoCT-e 31.904
Freigegeben06.11. 14:05
Beispieldaten.
03 · Vorbereiten und integrieren
Buchung vorbereitet, gesendet und bestätigt.
Die Daten werden ergänzt und kontiert, die Buchung im ERP-Format aufgebaut und gesendet. Gebucht ist sie erst, wenn das ERP bestätigt.
NF-e 88.203 · Metalúrgica Norte · 7.340,20 R$
Vorbereitete Buchung
Art
Kreditorenposten
Lieferant
Metalúrgica Norte
Fällig
20.11.2026
Konto
Rohstoffe
Kostenstelle
Produktion · Linie 2
Beleg
NF-e 88.203
VorbereitetAufgebaut und validiert, noch nicht gesendet.14:05
GesendetAns ERP übergeben, ohne Bestätigung.14:06
Im ERP bestätigtDas ERP hat Postennummer 20441 zurückgegeben.14:06
Wenn das ERP ablehnt
Die Antwort des ERP wird festgehalten, mit dem Schritt, an dem es stoppte. Sind die Daten korrigiert, etwa ein inaktives Konto im Kontenplan, geht die Buchung an derselben Stelle zurück in den Ablauf.
Beispieldaten.
04 · Verfolgen
Vom Originalbeleg zur Buchung, in einer Linie.
Die Historie verbindet die eingegangene Datei, die Entscheidungen, die Buchung im ERP und, wenn verfügbar, den Zahlungsvorgang, der die Verbindlichkeit beglichen hat.
Freigegeben, gebucht und bezahlt sind drei verschiedene Zeitpunkte, und die Historie zeigt jeden davon.
NF-e 88.203 · Metalúrgica Norte · 7.340,20 R$
1. 06.11. 10:30NF-e von der SEFAZ erfasstSteuererfassung
2. 06.11. 10:31Boleto per DDA erkanntDDA
3. 06.11. 10:31Felder aus dem XML ausgelesen und geprüftAutomatisch
4. 06.11. 14:05Von der Finanzleitung freigegebenPerson
5. 06.11. 14:06Posten 20441 im ERP bestätigtIntegration
6. 20.11.Zahlung mit der Belastung im Kontoauszug abgeglichenAbgleich
7. NF-e 88.203 · Metalúrgica Norte · 7.340,20 R$
Beispieldaten.

Beleg: NF-e 88.203 · Metalúrgica Norte · 7.340,20 R$

01 · Prüfen

Prüfungen vor jeder Buchung.

Felder, Stammdaten, Beträge und Verknüpfungen nach den eingerichteten Regeln geprüft.

Belegprüfung ist keine steuerliche Prüfung: Sie bestätigt, dass der Beleg vollständig und stimmig zum Vorgang ist, nicht seine steuerliche Einordnung.

NF-e 88.203 · Metalúrgica Norte · 7.340,20 R$

PflichtfelderVollständig
Lieferant in den ERP-StammdatenGefunden
Empfangende FirmaAurora Distribuição · SP
Zugeordnete ForderungDDA-Boleto mit gleichem Betrag

Beispieldaten.

Kontierung, Abgleich und ERP-Integration haben eigene Seiten mit den Details jedes Schritts.

Kontierung Abgleich ERP-Integration und Workflows

Steuerreform und Daten

Ordnen Sie Daten und Nachweisewährend sich Brasiliens Steuern ändern.

Mit Brasiliens Steuerreform enthalten eingehende Belege künftig IBS, CBS und Selektivsteuer. Für Finanzen, Buchhaltung und Steuern zählt, diese Daten vollständig zu erhalten, den Originalbeleg aufzubewahren und jede Information an die richtige Stelle zu liefern.

Eingegangene NF-e · Reformfelder

Gruppe IBS und CBSCST, Steuerklassifikation, Grundlage und SätzeErhalten
Beträge IBS und CBSJe Position und in der BelegsummeErhalten
SteuerklassifikationFehlt in 1 PositionUnvollständig

Beispielhaft.

Finanzen
Betrag der Verbindlichkeit und der Zahlung, mit ausgewiesenen Steuern.
Buchhaltung
Buchungen und Rückstellungen je Periode, mit dem Originalbeleg.
Steuern
Vorsteuer- und Steuerschulddaten je Beleg, für die Steuerberechnung Ihres Unternehmens.
ERP
Die neuen Felder in der Buchung, soweit das System sie aufnimmt.

Originalbeleg mit Kontext und Historie aufbewahrt
Daten verfügbar für Finanz-, Buchhaltungs- und Steuerprozesse
Integration mit den Systemen, die diese Daten nutzen

Openi ordnet und liefert die Daten. Openi übernimmt weder die vollständige Steuerberechnung noch garantiert es Steuergutschriften: Diese Analyse bleibt bei Ihrem Unternehmen und Ihren Beratern.

Wie Ausstellung und Erfassung mit den Layouts Schritt halten

Abdeckung und Integrationen

Sehen Sie, welche Belege und Systemezu Ihrem Ablauf gehören.

Eine Datei auszulesen ist etwas anderes, als sie automatisch zu erfassen. Eine Lieferantenrechnung kommt aus der offiziellen Quelle; eine PDF-Abrechnung muss erst über einen Kanal ankommen, bevor sie gelesen werden kann.

Integrationen und Abdeckung (auf Portugiesisch)

01 · Eingang
- Eingehende NF-e, NFS-e und CT-e
  Automatische Erfassung
- Registrierte Boletos
  Erfassung per DDA
- Abrechnungen und PDF-Belege
  Auslesen der eingegangenen Datei
02 · Verarbeitung
- XML
  Strukturiertes Auslesen
- PDF und Bild
  KI-gestützte OCR
- Prüfung
  Felder, Stammdaten, Beträge, Verknüpfungen
- Freigabe
  Wenn die Regel es verlangt
03 · Ziel
- ERP
  Posten, Buchungen und Belege
- Buchhaltungssysteme
  Geprüfte Buchungen
- Abgleich
  Beleg × Zahlung

Kommt automatisch Ausgelesen, wenn die Datei ankommt

Belege, Felder und Vorgänge je System werden in der technischen Prüfung bestätigt. Die Integrationsseiten sind auf Portugiesisch.

Kundenbeispiele

Weniger Handarbeitzwischen Beleg und Buchung.

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Modehandel

Mietrechnungen gelesen und kontiert, ohne Abtippen

PDF-Rechnung
OCR
Buchungsregeln
CLAE und SAP

Ganze Geschichte lesen

Herausforderung: Eine Mietabrechnung je Laden, jeden Monat, jeder Vermieter mit eigenem PDF-Layout, Zeile für Zeile abgetippt.
Auslesen: KI-gestützte OCR liest Vermieter, Beträge, Fälligkeiten und Zeitraum jeder Abrechnung aus.
Prüfung und Kontierung: Kontenplanregeln je Mieteinheit, Kostenstelle und Kostenart.
Buchung: Buchungen nach CLAE und SAP exportiert, mit Protokoll jeder Änderung, Filtern und Prüfungen.

Nachgewiesener Nutzen

pro Monat eingespart: 100 Std.
digital, vom Lesen bis zur Kontierung: 100 %
Entwicklung für Regeln, Tabellen und OCR: 320+ Std.

Docs und eigenes System
Prozess
Rechnungen mehrerer Konzernfirmen in großem Volumen ausgestellt.
Was Openi übernimmt
Übergibt jedes Rechnungsereignis an das System der Gruppe, mit Belegen einzeln oder gesammelt heruntergeladen.
Nachverfolgung
Eine abgelehnte Rechnung kommt mit Grund zurück; Storno und Korrekturschreiben kommen als Ereignisse.
40.000Rechnungen pro Monat
Geschichte lesen

Häufige Fragen

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Eingehende brasilianische Steuerrechnungen und CT-e, per DDA erfasste Boletos sowie Abrechnungen und andere PDF- oder Bildbelege, per OCR ausgelesen. Welche Belege automatisch erfasst werden und welche als Datei kommen, wird bei der Einführung festgelegt.

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